Estrategias de productividad: la matriz de Eisenhower
Dentro de las estrategias de productividad, la gestión del tiempo es crucial. ¿De qué te sirve aprender otras técnicas para mejorar tu desempeño si al final no sabes cómo organizarte adecuadamente?
Con el ritmo de vida actual, tan vertiginoso, es fácil dejarnos absorber por las responsabilidades del día a día, haciéndonos olvidar lo que realmente importa. El trabajo y los quehaceres cotidianos nos llevan, en gran medida, a dejar de pasar tiempo con nuestros seres queridos cuando, en el fondo, todos sabemos que si planificamos bien nuestra agenda no es tan difícil encontrar unas horas para compartir con la familia y los amigos. Como dijo Brian Tracy, “nunca hay suficiente para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”.
Pues bien, esta situación no es exclusiva del ámbito privado, sino que se extiende a cualquier campo, también el profesional.
¿Pasas gran parte del tiempo apagando ‘fuegos’, sin dedicarte a lo que realmente es importante? ¿Te centras en los encargos de última hora sin planificar a medio o largo plazo o, ni siquiera, pararte a pensar si ese es el futuro que deseas? ¿Optas por llevar a cabo tareas que no son cruciales por tu tendencia a procrastinar?
Si es tu caso, la matriz de Eisenhower, una de las estrategias de productividad centradas en la gestión del tiempo, te ayudará a priorizar en el trabajo y fuera de la oficina.
El origen de la matriz de Eisenhower
Esta herramienta fue ideada por el 34º presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, que abogaba por dividir las tareas en función de su relevancia y su urgencia. Según su creador, las personas tendemos a centrarnos en aquello que es de forma simultánea importante y urgente, provocando una actitud reactiva ante cualquier circunstancia. En cambio, si nos enfocáramos en lo importante pero no urgente conseguiríamos sentar las bases de unas estrategias de productividad más a largo plazo.
Esta idea fue recogida posteriormente por Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, donde apunta a que la clave para el éxito no radica en saber gestionar el tiempo, sino también en saber a qué aspectos debemos dedicar nuestros minutos en cada momento.
La matriz entre las estrategias de productividad
¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower? De acuerdo con Alberto Iglesias Fraga, autor de Cómo usar la matriz del tiempo de Eisenhower para organizarte, este instrumento consiste en “una representación gráfica, en un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica”.
Conviene señalar que un objetivo urgente es aquel que necesita una atención inmediata, mientras que algo importante se refiere a aquellos aspectos que contribuyen a nuestros objetivos a medio y largo plazo.
De este modo, si quieres incorporar estrategias de productividad basadas en esta herramienta, es necesario que clasifiques tus asuntos en los siguientes cuadrantes:
- Cuadrante 1: importante y urgente. En este grupo se encuentran aquellas tareas ineludibles, como crisis, proyectos que vencen o problemas apremiantes, por lo que atender estas misiones suele ir acompañado de un alto estrés y agotamiento. Sería el caso, por ejemplo, de un informe que hay que presentar para mañana o del fallo de una máquina que hay que reparar cuanto antes para que continúe la producción.
- Cuadrante 2: importante pero no urgente. Aquí entrarían las labores de planificación, diseño de estrategias, estudios de nuevas oportunidades, desarrollo de proyectos, construcción de relaciones…, es decir, aquellos aspectos que nos permiten allanar el terreno para el futuro, de modo que requieren altos niveles de visión, disciplina, reflexión y control.
- Cuadrante 3: no importantes, pero sí urgentes. Se trata de todas aquellas tareas que demandan nuestra atención inmediata, pero que no afectan de forma seria al resultado final, como interrupciones de compañeros, llamadas entrantes, correos que debemos responder o reuniones sin ningún objetivo claro. Esto nos lleva a estar concentrados en el corto plazo.
- Cuadrante 4: ni importantes, ni urgentes. Está conformado por aquellas actividades triviales a las que dedicamos parte de nuestro tiempo, desde una conversación ajena al trabajo con un colega hasta consultar internet o atender llamadas personales en el horario de trabajo.
¿Cómo organizar el tiempo a partir de la matriz?
La matriz de Eisenhower, dentro de las estrategias de productividad, nos permite estructurar el tiempo de forma eficaz.
Así, si queremos ser proactivos, es importante dedicar el máximo de horas a las tareas del cuadrante segundo.
Por el contrario, si pasamos mucho tiempo en el cuadrante primero, desarrollaremos un comportamiento reactivo y este irá creciendo día a día, evidenciando nuestra incapacidad para planificar.
Mientras, priorizar el tercer cuadrante nos impedirá cumplir con nuestro trabajo adecuadamente, por lo que es recomendable delegar estas tareas. En el caso del cuarto cuadrante, lo ideal es ignorar todo lo que contenga.
Como señala Iglesias Fraga, “las personas efectivas no se orientan hacia los problemas/urgencias, sino hacia las oportunidades y actúan de forma previsora”.
